簡単！マクロ講座第34回

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簡単！マクロ講座

第34回～事務能率向上！～

　今回からは事務に直接役に立つものを作成できる力を養成するための特訓です。
　一つのものを実技でいちから作ってみましょう。
　特訓といっても読んで実際にやってみると講座が終わった頃には自然とできるようになっているという優しいものです（多分）。
　いちばんいけないのは，「読んでみて簡単そうですぐできるだろうからいまはやらない」ということです。これだとスキルアップは見えてきません。
　みなさん1週間にたったの30分でできます。今回から始めてみる人でも大丈夫です。やってみましょう！

　どんなお題がよいかいろいろ考えてみましたが，いろいろな職場で使えるようなもので複雑にならないものを考えました。
　「あてないんさつ」です。

　住所録なんかは表計算ソフトで作っていると便利ですよね。表計算ソフトではなくても専用の住所録ソフトでも表計算の形式＝CSV形式でデータを取り出すことができるようになっています。
　「ちょっとした宛名ラベルを作りたい」「専用ソフトを持っていない」「エクセルならいつも使ってる」「専用ソフトを覚えるのが面倒」というような方にはぴったりですね。

　まずは私が作った完成品を見てもらうとイメージがつかめると思います。

宛名ラベラー

　こんな感じのものを手順書に基づき組み立てて完成品に（近いものに）します。
　えっ？手順書はどこかって？手順書はいまから1週間のうちにみなさんで作ってください。

　ユーザーの要望は次のとおりです。
1.エクセルで住所録を作っているのでこのデータを使ってラベル用紙に2列×5段で10人のラベルをA4サイズ1枚に印刷して欲しいな。
2.印刷したい情報は，郵便番号，住所，氏名，備考の4項目だけです。
3.一つの行に一意のNoをつけて管理してます。
4.200人まで対応できたらいいです。
5.使う人はエクセルでコピーアンドペーストくらいはできる人。
6.ボタンを押したら印刷プレビューが表示されるようにして欲しい。
7.だれを印刷するかはなんらかの方法で指定できるようにして欲しい。
8.簡単に操作できるものがいいね。

　ユーザーとは自分も含むいまから作るものを使うであろう人です。どんな機能があったら使いやすいかを考えながら作っていきます。

　この手順にあうようなエクセルブックを下の画像にお示しします。これを参考にしてみなさんも作ってみてください。様式シートは入力に入っている値を「 =」（イコール式）で表示するように想定しています。A4サイズで2列×5段に印刷されるようにうまいこと作ってみてください。できたら名前を「あてな.xls」として保存しておいてください。
　ファイルはこちらから！

　そうでした。手順書を作るためにはユーザーの要望をどのような方法で解決するかを検討する必要があります。どうやったらできそうかを考えてみてください。
　どういうふうにしたら実現できるか頭に描いたり，紙に書いてみてください。
　第20回でやったようにまずはイメージを紙に書いて，次に手順を書いてみます。

【参考】
　ちょっとした宛名印刷をするためには市販のソフトでは機能が多すぎて使いづらいものです。エクセルならいつも使っているから気楽ですよね。
　実を言いますとインターネット上で配布されているオンラインソフトでフリーのソフト（無料で使用できるソフト）がいっぱいあります。宛名を印刷するソフトも星の数ほどあります。なかには「エクセルでこんなことまでできるのか！！」と驚くようなソフトもあります。ですから，自分で作るよりはオンラインソフトを探した方が早いのは間違いありません。まっ，でもここは練習の場ですからゆっくりやりましょう！